5 Manfaat Penggunaan Aplikasi Untuk Manajemen Persediaan

Persediaan merupakan elemen yang sangat penting dalam bisnis. Bagi bisnis ritel dan manufaktur, persediaan ibarat nyawa dari perusahaan karena sangat menentukan jumlah pendapatan dan biaya yang akan berdampak langsung pada laba/rugi usaha.

Selain itu bagi bisnis jasa, persediaan biasanya ada dalam bentuk perlengkapan yang digunakan untuk mendukung perusahaan memberikan jasa kepada pelanggan.

Bicara mengenai persediaan, penting bagi sebuah bisnis untuk menerapkan manajemen persediaan yang baik. Hal ini dapat dilakukan dengan bantuan aplikasi/software. Berikut ini 5 manfaat aplikasi untuk membantu perusahaan dalam melakukan manajemen persediaan.

Meringankan Kerja & Meminimalisir Human Error

Aplikasi yang digunakan untuk manajemen persediaan akan membantu kerja manusia dalam banyak hal. Diantaranya adalah, aplikasi membantu kita mencatat dan menyimpan data persediaan.

Jadi, kita tidak perlu lagi capek-capek mengingat-ingat barang apa saja yang dibeli, barang apa yang terjual, yang diberi diskon, dan yang rusak, karena semuanya telah dicatat dan tersimpan dengan rapih dalam aplikasi tersebut.

Apalagi saat ini rata-rata aplikasi sudah menerapkan metode penyimpanan cloud storage dan memiliki beberapa back-up di tempat terpisah sehingga meminimalisir kerugian akibat kehilangan data keuangan penting dalam usaha anda.

Hal ini jelas sangat membantu dibandingkan dengan pencatatan persediaan melalui buku karena bisa saja buku yang kita gunakan untuk mencatat hilang atau rusak dan mengakibatkan kita kehilangan data penting dalam bisnis kita.

Selain itu, aplikasi juga dapat meminimalisir human error yang mungkin terjadi selama proses manajemen persediaan.

Contohnya saja terkait pencatatan persediaan. Aplikasi biasanya memiliki required field yang harus diisi untuk meminimalisir kealpaan manusia.

Field ini biasanya mengandung informasi penting yang harus dicatat seperti tanggal, jenis barang, dan harga barang. Jika required field tersebut belum diisi, maka transaksi tidak dapat di-save.

Memantau Pergerakan Persediaan

Aplikasi biasanya memberikan mobilitas yang tinggi bagi penggunanya. Anda sekarang tak perlu lagi menelepon karyawan anda atau meminta karyawan anda mengirimkan email mengenai informasi persediaan bisnis anda.

Sebaliknya, anda dapat terus memantau pergerakan persediaan secara real-time meski anda sedang berada di tempat yang jauh.

Membantu Rekonsiliasi Stok Persediaan

Data persediaan yang sudah anda catat tentunya dapat dijadikan pembanding jika disuatu waktu anda ingin melakukan rekonsiliasi stok persediaan/stok opname. Hal ini dapat memudahkan dan mempercepat proses rekonsiliasi stok persediaan

Mencegah Kekurangan & Kelebihan Persediaan

Kuantitas persediaan yang tersimpan dalam stok/gudang kita tidak boleh terlalu banyak/sedikit. Dengan kata lain jumlahnya harus pas agar tidak terlalu memenuhi gudang, disisi lain jumlahnya juga harus tetap mencukupi untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Pertanyaannya, bagaimana cara kita mengetahui jumlah persediaan yang pas bagi usaha kita? Jawabannya terletak pada hasil pencatatan persediaan yang telah anda lakukan selama beberapa waktu.

Ya, pencatatan persediaan yang telah anda lakukan beberapa minggu, bulan, atau bahkan tahun akan menggambarkan pola-pola mengenai persediaan itu sendiri.

Anda bisa mempelajari mana persediaan yang cepat habis (fast moving), mana yang memberikan keuntungan/margin terbesar, dan pola-pola persediaan lainnya.

Berdasarkan pola-pola tersebut, anda dapat menentukan berapa jumlah safety stock untuk masing-masing persediaan, kapan saat yang tepat untuk membeli persediaan, dan berapa kuantitas barang dalam sekali pembelian.

Hal ini tentunya dapat mengatasi permasalahan kuantitas persediaan sehingga anda bisa memiliki jumlah persediaan yang pas. Selain itu, anda juga dapat menghemat biaya yang anda keluarkan untuk pembelian persediaan.

Menghasilkan Laporan Untuk Stakeholder

Satu hal lagi yang tak boleh luput adalah, aplikasi membantu anda menyediakan laporan persediaan yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan stakeholder (pemangku kepentingan).

Biasanya aplikasi hanya menuntut anda untuk secara disiplin mencatat segala transaksi yang berkaitan dengan persediaan. Selanjutnya, aplikasi akan membantu mengolah catatan tersebut menjadi sebuah laporan yang berisi informasi ringkas mengenai arus persediaan dan saldo persediaan anda terkini.