Tips Mengelola Persediaan Untuk UMKM

Sumber: Freepik

Beberapa jenis UMKM sangat bergantung pada pengelolaan persediaan yang baik. Usaha warung/toko yang menyediakan barang kebutuhan sehari-hari misalnya, harus selalu menjaga agar persediaan tetap variatif (banyak pilihan), tidak ada kerusakan, dan tidak kadaluarsa yang dapat merugikan pelanggan.

Atau usaha jasa perbaikan bangunan, yang harus selalu yakin bahwa persediaan di tempat penyimpanan (gudang) masih menyediakan barang-barang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan kepada klien.

Intinya, memiliki pengelolaan persediaan yang baik sangat diperlukan agar aktivitas bisnis anda tidak terganggu, dan agar pelanggan anda dapat terlayani dengan baik. Untuk iUMKM, berikut ini beberapa tips yang bisa diterapkan untuk membantu anda mengelola persediaan dengan lebih baik lagi.

Mendokumentasikan Data Persediaan

Sumber: Freepik

Pengelolaan persediaan sebenarnya mencakup aktivitas hulu ke hilir persediaan, yakni mulai dari pembelian persediaan, penyimpanan, sampai dengan pemakaian/penjualan persediaan. Untuk itu, perlu dilakukan penyusunan strategi yang matang terhadap setiap aktivitas yang melibatkan persediaan.

Namun, penyusunan strategi akan menjadi “hambar” tanpa adanya data pendukung yang menguatkan strategi yang anda ambil. Itu sebabnya dokumentasi data persediaan menjadi amat penting.

Mendokumentasikan data persediaan maksudnya adalah mencatat (recording) semua arus masuk dan arus keluar persediaan tanpa terkecuali. Sehingga, anda akan selalu up-to-date terhadap jumlah persediaan yang anda miliki/masih ada di gudang.

Dari pencatatan yang dilakukan secara konsisten, akan terbentuk pola-pola seperti ‘berapa persediaan A yang terjual/terpakai dalam sehari’, ‘berapa persediaan B yang terjual/terpakai dalam seminggu’, dan seterusnya.

Pola-pola ini yang nantinya menjadi modal anda untuk menyusun strategi untuk mengelola persediaan anda lebih baik lagi.

Selektif Memilih Pemasok (Supplier)

Sumber: Freepik

Dalam usaha yang sangat bergantung pada persediaan, pemilihan pemasok yang selektif akan sangat membantu usaha tersebut untuk meraih keuntungan lebih besar.

Setiap pemasok bisa jadi menawarkan harga yang berbeda, hal ini tentunya sangat berpengaruh terhadap beban usaha anda. Semakin murah harga yang ditawarkan pemasok, semakin tinggi anda bisa menargetkan keuntungan.

Pemasok yang berbeda juga boleh jadi menawarkan barang dengan kualitas berbeda. Barang dengan kualitas tinggi, selain biasanya memiliki harga yang lebih tinggi, pastinya juga akan memiliki nilai lebih di mata pelanggan.

Pada akhirnya, anda harus memilih pemasok yang menawarkan kualitas dan harga barang sesuai dengan kebutuhan target pasar anda karena barang kualitas baik nan mahal belum tentu cocok dengan target pasar anda.

Yang tak kalah pentingnya, anda juga harus senantiasa meng-update dan mencari info mengenai kemungkinan adanya pemasok lain yang menawarkan barang dan harga yang lebih baik. Jangan pernah berhenti dan cepat puas dengan pemasok usaha anda sekarang ini.

Memproyeksikan Pembelian Persediaan

Sumber: Freepik

Untuk UMKM yang sudah memiliki persediaan dalam jumlah yang sangat banyak (biasanya sudah masuk kelas kecil atau menengah), anda diwajibkan untuk membuat proyeksi pembelian persediaan.

Dengan membuat proyeksi pembelian persediaan, anda bisa mengetahui kapan saat yang tepat untuk membeli persediaan. Selain itu, anda juga dapat mengetahui berapa kuantitas pembelian yang tepat untuk anda lakukan.

Proyeksi pembelian persediaan sangat penting dilakukan agar biaya dalam usaha anda lebih efisien. Karena dalam pembelian persediaan ada banyak sekali faktor yang memengaruhi besaran biaya seperti ongkos kirim, perubahan harga, dan biaya penyimpanan di gudang anda.

Salah satu metode untuk memproyeksikan pembelian persediaan adalah dengan metode reorder point dan EOQ (Economic Order Quantity).

Metode reorder point membantu anda menentukan kapan seharusnya dilakukan pembelian persediaan, sedangkan metode EOQ menunjukkan berapa jumlah persediaan yang harus dibeli.

Mengatur Gudang Penyimpanan

Sumber: Freepik

Selain itu, hal yang tak kalah pentingnya untuk mengelola persediaan dengan baik adalah memiliki gudang penyimpanan yang tertata dengan baik.

Maksud dari tertata dengan baik disini bukan hanya rapih dan bersih saja, tetapi juga telah sesuai dengan kaidah penyimpanan persediaan yang baik dan benar.

Salah satu hal yang harus anda perhatikan dalam menyusun persediaan adalah sistem racking (penyimpanan vertikal dengan menggunakan rak). Hal ini dapat membantu anda mengatasi keterbatasan tempat.

Hal yang tak kalah penting adalah peletakan rak itu sendiri. Secara sederhana, persediaan dibagi menjadi  fast moving goods (persediaan dengan perputaran cepat) dan slow moving goods(persediaan dengan perputaran lambat.

Karena fast moving goods mengharuskan anda untuk memasukkan dan mengeluarkan persediaan secara cepat (karena pembelian dan penjualan terjadi dengan cepat), maka letakkanlah di rak bagian depan gudang (dekat pintu) untuk membantu anda melakukan mobilisasi barang.

Untuk slow moving goods, anda dapat memposisikannya di rak yang lebih dalam karena mobilisasinya pasti tidak akan sesering fast moving goods.

Dalam perjalanannya, bisa saja terjadi perubahan jenis persediaan yang tadinya fast moving menjadi slow moving dan sebaliknya. Selalu lihat dokumentasi data persediaan yang telah anda catat untuk mengatasi hal ini.

Selain itu, cara lain yang dapat membantu anda adalah dengan menerapkan FIFO (First-in-First-Out) dalam peletakan persediaan dalam rak.

Dengan menggunakan sistem ini, anda akan menaruh barang yang anda beli pertama kali (dalam beberapa kasus: barang yang memiliki tanggal kadaluarsa paling dekat) di bagian terluar dari rak untuk memudahkan anda mengeluarkannya terlebih dahulu.

Related Posts

Tinggalkan komentar